Inwentaryzacja alkoholi – jak zrobić to szybko i bezbłędnie

Inwentaryzacja alkoholi tradycyjnymi metodami jest monotonna i czasochłonna. Zwłaszcza w długo otwartych barach i klubach, gdzie codziennie trzeba rejestrować stany zapasów napojów i alkoholi. A gdyby skrócić ten czas kilkukrotnie?

Inwentaryzacja alkoholi dostarcza informacji o zużyciu produktów i realnym stanie magazynu, zmniejsza ryzyko nadużyć ze strony personelu i zmusza do sprawdzenia terminów ważności jak i uporządkowania towarów. Jest więc wiele korzyści z inwentaryzacji choć proces sam jest mało lubiany. Warto zadbać by była precyzyjna, a przy tym szybka. Taką możliwość daje wykorzystanie wagi do inwentaryzacji alkoholi Decibar.

Paski, miarki barmańskie i… dłuuuuga inwentaryzacja

Godzina 3 w nocy. Obsługa ledwo trzyma się na nogach ze zmęczenia. Mozolnie rejestruje konsumpcję alkoholi przy użyciu pasków miarowych. Mija kwadrans, pół godziny… Trzeba znaleźć odpowiedni pasek wśród sterty innych, przyłożyć do butelki, zanotować. Paski się gubią, przerywają, niszczą. Wtedy barmani przykładają inny. W efekcie wyniki są częściowo zafałszowane.
Jeszcze gorzej sprawa wygląda przy użyciu miarek barmańskich. Obsługa musi wlać do niego odpowiednią ilość wody, następnie włożyć butelkę i w zależności od objętości, odczytać dane z odpowiedniej miarki – osobnej dla butelek półlitrowych, litrowych i 0,7. Następnie butelkę trzeba wyjąć, wysuszyć i odłożyć na miejsce. I tak z każdą z osobna… Poza tym często moczone są etykiety, których nie da się łatwo wysuszyć. Nikt tego nie lubi. Obsługa losuje, kto tym razem zajmie się spisem. To bardzo pracochłonny i w efekcie mało precyzyjny sposób inwentaryzacji alkoholi. Kilka godzin w miesiącu spędzonych przy tego rodzaju inwenturze może zrazić nawet najbardziej skrupulatnych pracowników. W efekcie sprawdzenie stanu alkoholi odbywa się „na oko”. Kelnerzy w obawie przed oskarżeniem o niegospodarność zaokrąglają wynik w górę. Właściciel otrzymuje podkoloryzowany obraz rzeczywistości.
Inwentaryzacja w lokalach gastronomicznych odbywa się zazwyczaj raz w miesiącu. Jednak większość barów, klubów, czy dyskotek przeprowadza ją każdego dnia, a w zasadzie każdej nocy. Dlatego tym bardziej istotne jest, aby pomiar był precyzyjny. Ani miarka, ani paski nie są w stanie tego zagwarantować. Dobrym pomysłem jest również „inwentaryzacja kontrolna” kilku istotnych produktów, nie całego baru.

Inwentaryzacja z Decibarem w trzech szybkich krokach

Przy użyciu Decibaru inwentaryzację, która zajmuje w barze codziennie około godziny, można skrócić do kilku minut. Wszystko w zaledwie trzech krokach:
Krok pierwszy – skanowanie kodu kreskowego z butelki przy użyciu wbudowanego w urządzenie czytnika.
Krok drugi – umieszczenie butelki na wadze.
Krok trzeci – po zważeniu wszystkich butelek, przesłanie danych do systemu.
I już – bez pasków, mokrych butelek i zaokrąglania. 40 butelek w 4 minuty.

Po inwentaryzacji – mozolne wprowadzanie danych do systemu

Inwentaryzacja to nie tylko ciężka praca obsługi sali, ale także menadżera, czy właściciela lokalu. Samo spisanie stanu magazynu to tylko część pracy. Notatki trzeba przecież wprowadzić do systemu, a to bardzo mozolny proces.

Inwenturę przeprowadza zazwyczaj kilka osób. To kilka charakterów pisma, które trzeba rozczytać. Dodatkowo każdy ma inny sposób notowania – jedni zapisują gotowy wynik, inni sumują, w efekcie powstaje trudny do rozszyfrowania zapis składający się z podobnie wyglądających cyfr, plusów i innych mało mówiących znaków. Nierzadko każda osoba sporządza osobny arkusz. To powoduje, że osobie wprowadzającej te dane nietrudno o błąd. To kolejna przyczyna, dla której nie lubimy inwentaryzacji.

Niejednokrotnie nad rozszyfrowaniem jednego arkusza pochyla się kilka osób. Telefon do osoby sporządzającej inwentaryzację z pytaniem „tam jest plus siedem czy plus jeden?” to w zasadzie norma. Warunki sporządzania takiego arkusza – na kolanie w magazynie – sprawiają, że czasem nawet barman, który sprawdzał alkohole, nie jest w stanie rozczytać własnego pisma. Wtedy wybiera się najbardziej prawdopodobną opcję. Raz się uda, raz nie.

Decibar – błyskawiczny eksport danych po inwentaryzacji

Przy użyciu Decibaru, po zważeniu wszystkich butelek, można szybko wyeksportować dane do programu Gastro Szef. Bez przepisywania i samodzielnego wprowadzenia danych. Gastro Szef odnotowuje zużycie każdego produktu, a następnie, po otrzymaniu danych z urządzenia porównuje je ze stanem magazynu. W ten sposób otrzymuje się jasny obraz zapasów alkoholi.

Poprawki po spisie

Nawet w najbardziej uporządkowanym magazynie zdarza się, że coś umknie uwadze obsługi. Podczas układania napojów po skończonej inwentaryzacji można znaleźć niepoliczone produkty. Wtedy zaczyna się szukanie arkusza, lokalizowanie pozycji na długiej liście i ręczne dopisywanie.
Z Decibarem nie ma tego problemu. W każdej chwili można zważyć odnalezione butelki i zaktualizować dane w systemie.

Decibar – precyzyjnie i szybko

Błąd ludzki to czynnik, którego nie można wyeliminować. A im więcej alkoholi, tym większe prawdopodobieństwo popełnienia błędu. Decibar sam wykonuje ważenie i przelicza je na pojemność w litrach, więc dostarczone dane pozbawione są tego zagrożenia. Urządzenie może zapamiętać nawet 1500 pozycji alkoholi, czyli sprawdzi się nawet w najlepiej zaopatrzonych barach.

Inwentaryzacja przebiega szybko i przez to nie rodzi pokusy, aby zrealizować ją „byle jak”. Kilka do kilkunastu minut poświęcone na sprawdzenie zapasów i jednocześnie wprowadzenie danych do systemu nie stanowi problemu także wówczas, gdy trzeba działania powtarzać codziennie. Decibar zajmuje mało miejsca (a za barem często jest za mało miejsca), jest poręczny i łatwy w obsłudze. Czyli naprawdę ergonomiczne narzędzie.

Spodobał Ci się nasz wpis? Podziel się nim ze znajomymi!
Zespół Gastro Data: 2017-01-02