Pandemia nauczyła wielu przedsiębiorców bardziej rzetelnego podejścia do finansów. W czasie, gdy zyski znacząco topnieją trzeba lepiej panować nad wydatkami i liczyć się ze wszystkimi kosztami. Narzędziem, które pozwoli nam określić realny zysk uzyskiwany z naszego menu jest “food cost”. Jak skutecznie go liczyć i mieć go pod kontrolą?
Food cost - to się liczy
Rzetelne obliczenie tej wartości pozwala kontrolować rentowność naszych działań. Dodatkowo, można planować także zaopatrzenie i dostosowywać produkty. Również optymalizować koszty. Sam “food cost” obliczamy w prosty sposób. Wystarczy podzielić sumaryczną wartość składników niezbędnych do przygotowania dania przez jego cenę podaną w menu i mnożąc przez 100%. Np. koszt produktów niezbędnych do przygotowania zapiekanki wynosi 5 zł. Z kolei jej cena w karcie to 20 zł. Wykonujemy więc działanie:
Food cost = (5/20)*100% = 25%
Względnie dobrą wartością jest “food cost” na poziomie ok. 30%. Nie zapominajmy, że do food costu nie wlicza się bezpośrednio niektórych kosztów. Chodzi o: energię elektryczną, czas pracy lub wydatki związane z prowadzeniem działalności. Trzeba je wziąć pod uwagę podczas wyceny dań, które serwujemy. Klienci, którzy korzystają z restauracji nie płacą wyłącznie za danie, a całą usługę gastronomiczną. Składa się na nią również serwis, estetyka wnętrza, dostęp do mediów (internet, telewizja, radio). Także wiele innych czynników. Dodatkowo, w cenie dania zawarte są również koszty związane z prowadzeniem lokalu. Takie jak: koszty pracy, czynszu i mediów, usług (dostawy, sprzątanie, ochrona). Dopiero na samym końcu pozostaje zysk. Jego wysokość zazwyczaj wynosi między 10 – 15%.
Kiedy zmienia się food cost?
Relacja ceny dania do wartości wykorzystanych składników to zmienna, którą stale trzeba kontrolować. Pozwala to nie tylko zachować odpowiednie przychody, które mogą pokryć zobowiązania, lecz także utrzymać rentowność firmy. “Food cost” można obliczać zgodnie z przyjętym harmonogramem weryfikacji kosztów, które się ponosi. Także wtedy, gdy mogą na niego wpłynąć dodatkowe czynniki:
- zmiana cen produktów. Wartość produktów zmienia się nie tylko ze względu na ogólne warunki ekonomiczno-gospodarcze. Także podczas zmiany dostawców czy podczas nabywania produktów w promocyjnych cenach,
- wprowadzone promocje i rabaty. Działania marketingowe podnoszą wartość “food cost”, ale tylko okresowo (np. na czas trwania promocji),
- zmiany w recepturze. Dodanie lub odjęcie jednego składnika z dania potrafi znacząco wpłynąć na jego cenę.
- zbyt duże/małe porcje również mogą zaburzyć relację ceny dania do jego faktycznej wartości. Dlatego tak ważne jest trzymanie się gramatury dań.
- food waste – marnotrawienie produktów i gospodarka odpadami.
Wydaje się, że zapanowanie nad tymi wszystkimi czynnikami jest wręcz niemożliwe. Jednak tylko w taki sposób jesteśmy w stanie rzetelnie i precyzyjnie określić to, co przynosi nam zysk i spełnia oczekiwania klientów. Szukanie nowych dostawców, lepszych i tańszych składników, działania marketingowe i elastyczne dostosowanie receptur – to zajęcie, które wymaga wiedzy. Także mnóstwa czasu. Dlatego warto wdrożyć automatyzację czynności związanych z obliczaniem kosztów serwowanych posiłków. Świetnie sprawdzi się w tym zadaniu oprogramowanie Gastro. Wszystkie czynności analityczne wykona automatycznie. Oczywiście po dodaniu niezbędnych parametrów.
Kontrola pod ręką
Każdy kto chce profesjonalnie prowadzić gastronomię, musi dzisiaj głównie zbierać wiele danych i je analizować. Pomagają w tym nowoczesne systemy informatyczne. Jednym z nich jest “Gastro”. Dzięki niemu większość operacji można zautomatyzować. Dzięki temu, otrzymywać tylko istotne wyliczenia i statystyki. Wysokość “food costu” będzie się zmieniać zgodnie z prowadzonymi przez nas działaniami. Zmiana polityki cenowej? Nowy dostawca produktów? Polityka “zero waste”? Wszystkie nasze działania możemy obserwować w panelu, który operuje wyłącznie na bezwzględnych danych liczbowych. Oprogramowanie wspierające prowadzenie gastronomii pozwala analizę liczoną na dwa sposoby:
- Według receptur – jeżeli w systemie są wprowadzone receptury dań z karty, a produkty używane do ich wytworzenia chociaż raz pojawiły się w dokumentacji magazynowej. Możemy wtedy wygenerować dane, które natychmiast pokażą nam wartość “food cost” dla wybranych dań.
- Według dokumentów rozchodowych – “food cost” liczony jest na podstawie dokumentów dotyczących prowadzenia gospodarki magazynowej.
Moduł obsługujący politykę prowadzenia “food cost” w gastronomii jest narzędziem, które nie tylko pozwala zaoszczędzić czas i środki. Umożliwia także zarządzanie cenami posiłków w efektywny sposób. Wszystkie pomysły na zmiany menu czy nawet samych produktów, można natychmiast zweryfikować w panelu obsługi. Pomoże nam on również określić, jak nasze działania wpływają na kondycję finansową firmy.
