Jak "poukładać" magazyn
w restauracji?

Slider

Zarządzanie gospodarką magazynową i inwentaryzacja zasobów, to jedne z ważniejszych a jednak niedocenianych przez restauratorów działań. Istotne jest aby rzetelnie i regularnie wykonywać te procesy. Im szybciej w restauracji pojawi się racjonalne prowadzenie gospodarki magazynowej tym prędzej będzie można zwiększać zyski. Co pomaga sprawnie zarządzać zasobami magazynowymi restauracji? Jak wykorzystać narzędzia IT? Jak często prowadzić inwentaryzację?

Gospodarka magazynowa w gastronomii

Prowadzenie magazynu w gastronomii nie jest czynnością obowiązkową, narzuconą przez przepisy prawne, jednak nikt nie powinien tego bagatelizować. Prowadzenie sumiennie gospodarki magazynowej, w dłuższym okresie, procentuje lepszym zarządzaniem swoją restauracją i poznaniem preferencji gości.

Aby ułatwić zadanie osobie dbającej o magazyn, można dać jej wyspecjalizowane narzędzia – wdrożyć oprogramowanie, które znacznie przyspiesza, a w niektórych przypadkach nawet automatyzuje pracę związaną z prowadzeniem magazynu.

Warto zwrócić uwagę aby zainstalowany system zapewniał dostęp do analiz i raportów. Jest to niezwykle pomocne w bieżącej pracy osoby zarządzającej i w podejmowaniu decyzji długofalowych, strategicznych. Ponadto programy tego typu mają wiele innych funkcji, m.in.:

  • kontrola zużycia surowców na podstawie założonych receptur,
  • wykonywanie rozchodów składników potraw,
  • tworzenie kalkulacji, obliczanie marży,
  • wyliczanie wsadu oraz zapotrzebowania na surowce,
  • możliwość automatycznej dekretacji do systemów finansowo-księgowych,
  • dostęp do wielu praktycznych analiz i raportów,
  • proste tworzenie indywidualnych zestawień i ich graficzna prezentacja,
  • wprowadzanie dokumentów dostaw PZ, przesunięć międzymagazynowych MM, rozchodów wewnętrznych z produkcji i ze sprzedaży
  • prowadzenie gospodarki wielomagazynowej
  • informowanie o wszelkich zmianach stanów magazynowych, rozchody FIFO ze sprzedaży wg zadanych receptur, inwentaryzacje.

Takie systemy wspierające zarzadzanie gospodarką magazynową to m.in. Gastro SZEF. Program ma intuicyjną konstrukcję i pozwalają na łatwą obsługę, w szczególności dzięki synchronizacji ze stanowiskiem sprzedażowym Gastro POS.

Inwentaryzacja – kontrola dostaw, produktów i personelu

Wspomniane wyżej systemy nie tylko sprawnie monitorują zakres magazynów ale wspierają też proces inwentaryzacji. Dzięki rzetelnej inwentaryzacji restaurator może uniknąć większości problemów związanych z dostawami, zarządzaniem personelem oraz weryfikacją zużycia surowców.  

Proces inwentaryzacji można prowadzić w sposób pełny, np. raz na miesiąc gdzie stan końcowy jednego miesiąca jest równocześnie stanem początkowym kolejnego. Dzięki temu podejściu, już na początku kolejnego okresu będziemy w stanie wprowadzić korekty do receptur i poprawić inne błędy a następnie monitorować efekty tych zmian.

Warto też sporadycznie przeprowadzać niezapowiedzianą inwentaryzację, która może dotyczyć jedynie określonych pozycji. Nieplanowana weryfikacja stanów magazynowych to najłatwiejszy sposób kontroli pracowników.

Odpowiedni remanent w gastronomii jak i prowadzenie gospodarki magazynowej powinno być stale analizowane. Regularne działania i sprawdzanie wyników to klucz do zwiększenia efektywności biznesu oraz oszczędności.