Wydatki na surowce to jeden z najważniejszych kosztów prowadzenia działalności gastronomicznej. W dobie aktualnych warunków ekonomicznych coraz więcej przedsiębiorców szuka alternatywy dla produktów, które są podatne na inflacyjne podwyżki. Jak zaprojektować własny łańcuch dostaw na czas sezonu i z jakich narzędzi korzystać, aby utrzymać food cost na satysfakcjonującym poziomie?
Strategia łańcucha dostaw
W branży gastronomicznej podobnie, jak w wielu innych liczy się dostęp do rynków, gdzie można nabyć atrakcyjne produkty w relatywnie niskiej cenie. Przez wiele lat restauratorzy przyzwyczajali się do wygodnej realizacji dostaw przez hurtowe sieci. One jednak w wyniku wzrostu inflacji znacząco podniosły ceny. To tylko jeden z powodów, dla którego gastronomia musi na nowo przemyśleć sposób tworzenia łańcuchów dostaw. Wbrew pozorom nie polega on na współpracy z dostawcami, sięga znacznie dalej i składa się z kilku elementów:
- planowanie – czyli ustalanie strategii zakupowej i terminów okresowego zatowarowania,
- poszukiwania dostawców – nawiązywanie kontaktów handlowych oraz samodzielne poszukiwanie najlepszych oferentów,
- transport – pozyskiwanie i zakup produktów lub umawianie dostaw z kontrahentami,
- produkcja surowców i półproduktów – przygotowanie składników niezbędnych do przyrządzania potraw z karty,
- magazynowanie – zarządzanie gospodarką magazynową, dostępnością przestrzeni i okresem przechowywania,
- zwroty – okresowe rozliczanie i zwracanie nadwyżek w przypadku produktów, które można ponownie włączyć do sprzedaży,
- zarządzanie i utylizacja odpadów.
Jak wynika z powyższego łańcuch dostaw w gastronomii to jedno z najbardziej czasochłonnych zajęć, które wymaga kontroli i ciągłej administracji. Schemat przedstawia teoretyczne, standardowy model, który jest realizowany przez większość restauracji. Wysoki sezon jest jednak szansą na skrócenie go i wyeliminowanie kilku etapów.
Dostawy w wysokim sezonie
Według ekonomistów zajmujących się zjawiskiem inflacji duża jej część w naszym kraju powstaje w wyniku rosnącego importu droższych towarów z zagranicy. W wyniku tego zjawiska nie tylko detaliczni konsumenci zaczęli chętniej korzystać z lokalnych produktów, ale także restauratorzy, którzy poszukują niższych cen. Tego typu patriotyzm zakupowy jest szczególnie promowany przez Komisję Europejską i Europejską Sieć na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich. Niektóre kraje wspólnoty już w tym roku zobowiązały się do wdrożenia przepisów wymagających wyższego udział lokalnych produktów przy zamówieniach publicznych np. dla stołówek szkolnych czy szpitali. Według komisji skrócenie łańcucha dostaw w zbiorowym żywieniu pozwala nie tylko poprawić rachunek ekonomiczny lokalnych producentów, ale przede wszystkim redukuje koszty związane z transportem i przechowywaniem surowców. Posiłki przygotowane z lokalnych produktów mają ponadto gwarantować świeżość i najwyższą jakość potraw. Dodatkowo promują lokalne tradycje związane z produkcją żywności i uprawami.
Dla branży gastronomicznej to właśnie wysoki sezon jest idealnym momentem do skrócenia łańcucha dostaw i wykorzystania lokalnych produktów. Dzięki temu można znacznie ograniczyć koszty transportu i dostaw oraz ograniczyć korzystanie z chłodni, która generuje coraz wyższe rachunki za energię elektryczną. Lokalni dostawcy chętnie prezentują swoje usługi i produkty na przeglądach rolnych, ale także można je swobodnie odnaleźć na własną rękę. Decydując się na takie zakupy mamy nie tylko dostęp do najświeższych produktów, ale także możemy nabywać je w dowolnie niskich ilościach i w każdej chwili dokupić ewentualnie brakujący asortyment. W ten sposób minimalizujemy ilość odpadów, które powstają najczęściej w wyniku przeszacowania zapotrzebowania.
Dostawy pod stałą kontrolą
O tym jak należy zarządzać gospodarką magazynową już pisaliśmy w artykule „Jak poukładać magazyn w restauracji?”. Każdy restaurator zdaje sobie sprawę z tego, że zarządzanie dostawami w gastronomii to bardzo ważny element działalności. To właśnie od rzetelnej kontroli nad surowcami zależy w dużej mierze sukces biznesu. Samodzielne zarządzanie całym łańcuchem jest zadaniem, które pochłania mnóstwo czasu i nie zawsze pozwala osiągnąć wymierne efekty. Dlatego tak popularne w branży są programy gastronomiczne, które w oparciu o bezwzględne dane pozwalają zarządzać całym łańcuchem dostaw. Jednym z takich rozwiązań jest system Gastro Szef, którego funkcjonalności pozwalają przedsiębiorcom m.in. na:
- kontrolę zużycia produktów w czasie rzeczywistym,
- przeprowadzenie inwentaryzacji częściowych lub całościowych,
- generowanie raportów i zestawień.
Mając do dyspozycji tak zaawansowane narzędzie, możemy zweryfikować opłacalność skrócenia łańcuchu dostaw, a w przypadku otrzymania pozytywnych wartości możemy rozważyć zakupy u lokalnych dostawców także poza sezonem.
