Informatyzacja w gastronomii znacząco zmieniła jej obraz i przyczyniła się do istotnej progresji jakości obsługi klientów. Również do skrócenia czasu oczekiwania na zamówienia oraz poprawy integracji pracy całego zespołu. Niewątpliwie wdrożenie do swojej restauracji takich rozwiązań okazało się wysoce funkcjonalne i bardzo pomocne. Co więcej, stworzenie zintegrowanego systemu dla zamówień restauracji pozwolił również na rozwój rynku internetowych usług zamawiania i dostawy posiłków.
Wybierając dla swojej firmy określony rodzaj programu do zamówień można liczyć nie tylko na poprawę jakości obsługi. Również na skrócenie czasu oczekiwania na posiłki oraz zwiększenie efektywności pracy całego zespołu. Mowa o kucharzach, kelnerach lub obsłudze dodatkowej. W artykule radzimy jak wdrożyć taki program. Podpowiadamy też czym się on charakteryzuje i na które jego elementy najlepiej jest się zdecydować.
Zasady działania systemu
Zasady działania samego systemu są wręcz prozaiczne i opierają się o sprawdzony model POS, który jest stosowany w wielu lokalach gastronomicznych na całym świecie. W systemie można przyjąć rezerwację na konkretną godzinę i określając liczbę gości. Pozwala także otworzyć zamówienia i je aktualizować oraz dokonywać szybkich rozliczeń bez ryzyka jakiegokolwiek błędu! Co ważne, system jest oparty na kilku komputerach zintegrowanych w jedną wewnętrzną sieć. W związku z tym, dostęp do danych mają wszyscy pracownicy. Zarówno kelnerzy, personel kuchenny, jak i menadżerowie. Ci ostatni, mogą z dowolnego miejsca monitorować obłożenie restauracji i popularne zamówienia. Również średni obrót finansowy oraz czas oczekiwania na zamówienie.
Dlatego znaczenie systemów informatycznych w podnoszeniu jakości obsługi jest bardzo duże. Ich najistotniejsze kryteria to skrócenie czasu obsługi do minimum i gwarancja pełnej poprawności zamówienia i rachunku.
Na stanowisku obsługi kelnerskiej jest terminal, gdzie oznacza się zajęte stoliki oraz liczbę gości, która siedzi przy każdym z nich. To właśnie od tego momentu zaczyna być liczony czas obsługi gości. To wygodne rozwiązanie – kelner na bieżąco otrzymuje powiadomienia o konieczności udania się do stolika lub jego posprzątania etc. Co więcej, wszystkie czynności związane z obsługą mogą być wprowadzone do systemu. Dzięki temu praca zespołu jest zautomatyzowana, a koordynacja wszelkich czynności sprawniejsza. Między innymi dlatego, że kelner przyjmując zamówienie wprowadza jego całość dla odpowiedniego stolika. Dużym plusem jest fakt, że system przypomina kelnerowi o konieczności podania napojów oraz często podaje przybliżony czas przygotowania całego posiłku. W razie konieczności istnieje również możliwość wprowadzenia dodatkowych życzeń gości oraz modyfikacja zamówienia.
Co dalej?
Co ważne, program do zamówień przesyła odpowiednie informacje do kuchni w czasie rzeczywistym. Dodatkowo, personel kuchenny może obserwować na monitorze czas od zamówienia i podawać jego aktualny status do serwisu. Co do integracji z modułem mini drukarki, to pozwala ona pracować na papierowych zamówieniach. A z doświadczenia wiemy, że duża część kucharzy je preferuje.
Po przygotowaniu posiłków można zmienić ich status za pomocą jednego kliknięcia. Jednocześnie jest to sygnał dla kelnera, że czas odebrać zamówienie dla określonego stolika. Co więcej, na tym etapie monitorowane są również najczęściej zamawiane dania i dokonywana jest estymacja odnośnie dostępności produktów. Dzięki temu, wiadomo czy istnieje konieczność przeprowadzenia dostawy lub przekazania informacji o tym, że określone danie przestaje być czasowo wydawane.
Dużym plusem systemu jest również fakt, że w trakcie całego pobytu saldo konta danego stolika jest stale aktualizowane. Dzięki temu możliwość pomyłki przy zamówieniu spada do minimum. Ponadto, kelner może automatycznie naliczać rabaty lub zgłaszać zażalenia gości do systemu. Są one od razu widoczne dla menadżera. Jeśli chodzi o integrację z innowacyjnymi systemami płatniczymi, to program również się sprawdza. Pozwala on na szybkie rozliczanie płatności z wykorzystaniem gotówki, aplikacji lub kart płatniczych.
Co z zamówieniami online?
Wewnętrzny system POS restauracji można również z łatwością powiązać z opcjami zamówień na wynos oraz z dowozem. Można wykorzystywać systemy zewnętrznych firm zajmujących się rezerwacją, obsługą płatności lub dostawami. Bez problemu można też zintegrować moduł zamawiania z własną stroną internetową. Program do zamówień pozwala podawać koszty dostawy, przekazywać powiadomienia do kuchni oraz jednoczasowo do dostawców. Co więcej, możliwe jest, aby nieustannie monitorować jaki jest średni czas realizacji zamówienia od potwierdzenia, do przywiezienia posiłku, a klient uzyskuje te informacje na bieżąco. Niewątpliwie olbrzymim atutem integracji programu do zamówień ze stroną internetową lub profilem na kanale społecznościowym jest opcja obsługi płatności. Chodzi zarówno o szybkie płatności bankowe oraz płatności kartą. Dzięki temu, zamówienie może być opłacone z góry, co redukuje ryzyko braku odbioru i straty finansowej.
Program do zamówień można także dowolnie zoptymalizować dla potrzeb klientów. To z kolei przekłada się bezpośrednio na komfort użytkowania i dostosowanie do panujących w lokalu realiów. Jest to zatem obowiązkowy element każdego nowoczesnego lokalu gastronomicznego.
