Wydarzenia targowe na rynku B2B (cz.2)

Slider

Znaleźliśmy już odpowiednie eventy targowe, ułożyliśmy według nich kalendarz dla pracowników i wstępnie oszacowaliśmy budżet. To znaczy, że jesteśmy na samym początku drogi, która zaprowadzi nas do naszego stoiska w hali wystawowej. Jak wykorzystać swoją szansę i zrealizować założenia, z którymi jedziemy na targi?

Planowanie i obsługa stoiska

Wynajęta powierzchnia na hali wystawowej to nie tymczasowa siedziba firmy, w której będziemy przyjmować naszych klientów. Zaaranżowane stoisko z wykwalifikowanym personelem to miejsce, które ma udowodnić potencjalnym kontrahentom, że nasza oferta jest znacznie lepsza od konkurencji i warto się na nią zdecydować. Pod względem logistycznym nie jest to komfortowa sytuacja – na niewielkiej przestrzeni w tym samym czasie spotyka się wiele firm, które walczą o nowych kontrahentów także po to, aby zainwestowane środki przyniosły dobre i długotrwałe kontrakty. Planując udział w targach należy na samym początku wybrać jeden z czterech celów strategicznych, aby właściwie zaprojektować i rozplanować stoisko:
  • ekspozycja zorientowana na produkt – zakłada wyeksponowanie konkretnego produktu uwydatniając jego najmocniejsze strony.
  • ekspozycja zorientowana na rozwiązania- zakłada prezentację oferowanego zakresu usług, zrealizowanych projektów, narzędzi oraz zespołu pracowników.
  • ekspozycja zorientowana na komunikację- celem jest budowa tożsamości marki, kontakt z klientem i pozyskanie informacji.
  • ekspozycja zorientowana na konkurencję- prezentacja potencjału firmy w określonym środowisku.
Zgodnie z przyjętym celem można rozpocząć kompozycję stoiska i ekspozycji. Towarzyszyć temu powinny dwa kluczowe słowa: atrakcyjność i funkcjonalność. Przeciętnemu zwiedzającemu wystarczy mniej niż 5 sekund, aby podjąć decyzję, czy zatrzymać się przy naszej ekspozycji czy ominąć ją i poszukać czegoś lepszego. Najważniejszymi elementami kompozycji stoiska są:
  • kolorystyka – z pewnością muszą to być kolory tożsame z identyfikacją wizualną firmy. Najbardziej czytelnymi elementami powinno być logo czy hasło reklamowe. Dobrze jednak urozmaicić prostą identyfikację o dodatkowe elementy;
  • materiały konstrukcyjne – z pewnością oryginalne materiały użyte z designerskim zmysłem będą w stanie przyciągnąć wielu gości do naszego stoiska;
  • forma ekspozycji – targi, to miejsce, gdzie należy uwolnić wszelkie pokłady kreatywności. Na samym początku ważniejsze jest to, jak zaprezentujemy naszą ofertę niż to, co w niej pokażemy.
Podczas planowania stoiska powinniśmy pamiętać także o jego praktycznym wymiarze i przygotować odpowiednio trzy bardzo ważne strefy:
  • aktywną – w tym miejscu nawiążemy pierwszy kontakt z potencjalnym klientem;
  • pasywną – to miejsce, gdzie pokazujemy nasze największe zalety i pozwalamy pobyć klientowi sam na sam z naszą oferta;
  • intensywną – miejsce do dłuższych rozmów i szerokiej prezentacji oferty.

Komunikacja, promocja a sprzedaż

Pojawienie się na targach nie zapewni nam sukcesu, jeśli nie poinformujemy o tym naszych potencjalnych i kluczowych partnerów. Można to zrobić mniej lub bardziej ekspansywnie. Począwszy od działań informacyjnych za pośrednictwem mediów (również społecznościowych), poprzez mailing aż po konkretne umówienie spotkań. Jeżeli już uda nam się przyciągnąć do naszego stoiska osoby zainteresowane, warto, aby zostały odpowiednio obsłużone. Personel, jakim powinniśmy dysponować w tym czasie to: 

osoba decyzyjna

osoba decyzyjna i kierownik ekspozycji

podejmuje strategiczne decyzje
i koordynuje pracą całego zespołu

handlowcy

przedstawiciele handlowi

prezentują ofertę i prowadzą wstępne negocjacje

prezenterzy

prezenterzy

nawiązują kontakt z odwiedzającymi, prezentują zawartość stoiska, umawiają spotkanie, zbierają wizytówki (np. hostessy)

Osoby prowadzące firmowe stanowisko na targach powinny wspólnie umieć poprowadzić klienta przez kilka etapów – od pierwszego wrażenia, poprzez poznanie oferty aż do rozmowy z handlowcem i finalizację, którą może być zarówno podpisanie umowy, jak i umówienie kolejnego spotkania lub złożenie zamówienia. Prowadząc handlowe rozmowy negocjacyjne warto przede wszystkim pamiętać o tym, aby:

  • nie spieszyć się – mimo, że na targach może pojawić się dziennie nawet kilka tysięcy osób musimy wybrać te, na których nam najbardziej zależy i poświęcić im możliwie dużo czasu. Pośpiech i nacisk z pewnością zniechęcą do dalszych rozmów;
  • zadawać więcej pytań – szczególnie na początku. Warto wyrazić zainteresowanie odwiedzającym i uzyskać podstawowe informacje, które pozwolą nam dopasować ofertę;
  • przygotować ofertę specjalną – stoisko to nie jedyny element, który trzeba wypracować. Warto w odpowiednim momencie wygłosić magiczną formułę: “z okazji targów, przygotowaliśmy specjalną ofertę…”;
  • zamykać rozmowy – każda powinna zakończyć się sukcesem, nawet niewielkim. Wymiana wizytówek i umówienie kolejnego spotkania to już duży plus. Oczywiście dobrze byłoby sfinalizować transakcję już na miejscu, jednak jeżeli ma ona być naprawdę dobra, to może poczekać.

Bilans końcowy

Okres po zakończeniu targów to przede wszystkim podsumowania, dodatkowe spotkania umówione z kontrahentami i analiza działań konkurencji. To również dlatego warto wybierać się na targi. Dzięki temu mamy możliwość weryfikacji umiejętności personelu, konfrontacji nowego produktu z odbiorcami, poznanie ich oczekiwań i badanie rynku. Po targach powinien powstać raport uwzględniający:

zwiedzający

ilości osób, które odwiedziły stoisko

podpisane umowy

ilości podpisanych umów

pozyskane kontakty

ilości pozyskanych kontaktów

opinie

zebranych opinii od odwiedzających stoisko

materiały promocyjne

liczby wydanych materiałów promocyjnych

Szczegółowe i rzetelne rozliczenie pozwoli nie tylko obliczyć konwersję z inwestycji, ale przede wszystkim pomoże lepiej przygotować się do kolejnych targów.