Znaleźliśmy już odpowiednie wydarzenia targowe, ułożyliśmy według nich kalendarz dla pracowników i wstępnie oszacowaliśmy budżet. To znaczy, że jesteśmy na samym początku drogi, która zaprowadzi nas do naszego stoiska w hali wystawowej. Jak wykorzystać swoją szansę i zrealizować założenia, z którymi jedziemy na event?
Planowanie i obsługa stoiska
Warto pamiętać, że wynajęta powierzchnia na hali wystawowej to nie tymczasowa siedziba firmy, w której będziemy przyjmować naszych klientów. Nasza specjalnie zaaranżowana przestrzeń z wykwalifikowanym personelem to miejsce, które ma udowodnić potencjalnym kontrahentom, że oferta jest znacznie lepsza od konkurencji i warto się na nią zdecydować. Niestety pod względem logistycznym nie jest to komfortowa sytuacja – na niewielkim metrażu w tym samym czasie spotyka się wiele biznesów, które walczą o nowych klientów także po to, aby zainwestowane środki przyniosły dobre i długotrwałe kontrakty. Dlatego planując udział w targach należy na samym początku wybrać jeden z czterech celów strategicznych, aby właściwie zaprojektować i rozplanować stoisko. Przede wszystkim, ekspozycja powinna być zorientowana na:
- produkt – ma zakładać pokazanie konkretnej oferty, uwydatniając jej najmocniejsze strony.
- rozwiązania – mieć na celu prezentację naszego zakresu usług, zrealizowanych projektów, narzędzi oraz zespołu pracowników.
- komunikację – starać się budować tożsamość marki, kontakt z klientem i pozyskiwać informacje.
- konkurencję – prezentować potencjał firmy w określonym środowisku.
Jak zaprojektować stoisko
Zgodnie z przyjętym celem można rozpocząć projektowanie ekspozycji. Towarzyszyć temu powinny dwa kluczowe słowa: atrakcyjność i funkcjonalność. Przeciętnemu zwiedzającemu wystarczy mniej niż 5 sekund, aby podjąć decyzję, czy zatrzymać się przy naszej ofercie, czy ją ominąć i poszukać czegoś lepszego. Dlatego najważniejszymi elementami kompozycji stoiska są:
- kolorystyka – z pewnością muszą to być barwy tożsame z marką. Najbardziej czytelnymi elementami powinno być logo czy hasło reklamowe. Dobrze jednak urozmaicić prostą identyfikację wizualną o dodatkowe elementy;
- materiały konstrukcyjne – z pewnością te, które będą użyte z designerskim zmysłem, przyciągną wielu gości;
- forma ekspozycji – targi, to miejsce, gdzie należy uwolnić wszelkie pokłady kreatywności. Na samym początku najważniejsze jest to, jak zaprezentujemy naszą ofertę niż to, co w niej pokażemy.
Podczas planowania powinniśmy pamiętać także o praktycznym wymiarze i przygotować odpowiednio trzy bardzo ważne strefy:
- aktywną – w tym miejscu nawiążemy pierwszy kontakt z potencjalnym klientem;
- pasywną – tu pokażemy nasze największe zalety i pozwolimy pobyć zainteresowanym sam na sam z naszą oferta;
- intensywną – to przestrzeń do dłuższych rozmów i szerokiej prezentacji produktów.
Kto powinien stać przy stoisku
Należy mieć na uwadze, że pojawienie się na wydarzeniu nie zapewni nam sukcesu, jeśli nie poinformujemy o tym naszych potencjalnych i kluczowych partnerów. Co ciekawe, można to zrobić mniej lub bardziej ekspansywnie. Począwszy od działań informacyjnych za pośrednictwem mediów (również społecznościowych), poprzez mailing, aż po konkretne umówienie spotkań. Jeżeli już uda nam się przyciągnąć do nas osoby zainteresowane, warto, aby zostały odpowiednio obsłużone. Dlatego personel, jakim powinniśmy dysponować w tym czasie to:
osoba decyzyjna i kierownik ekspozycji
podejmuje strategiczne decyzje
i koordynuje pracą całego zespołu
przedstawiciele handlowi
prezentują ofertę i prowadzą wstępne negocjacje
prezenterzy
nawiązują kontakt z odwiedzającymi, prezentują zawartość stoiska, umawiają spotkanie, zbierają wizytówki (np. hostessy)
Komunikacja i promocja, a sprzedaż
Osoby prowadzące firmowe stoisko na targach powinny wspólnie umieć poprowadzić klienta przez kilka etapów – od pierwszego wrażenia, poprzez poznanie oferty aż do rozmowy z handlowcem i finalizację, którą może być zarówno podpisanie umowy, jak i umówienie kolejnego spotkania lub złożenie zamówienia. W związku z tym, prowadząc handlowe rozmowy negocjacyjne warto przede wszystkim pamiętać o tym, aby:
- nie spieszyć się – mimo, że na targach może pojawić się dziennie nawet kilka tysięcy osób musimy wybrać te, na których nam najbardziej zależy i poświęcić im możliwie dużo czasu. Nerwowość i nacisk z pewnością zniechęcą do dalszych rozmów;
- zadawać więcej pytań – szczególnie na początku. Warto wyrazić zainteresowanie odwiedzającym i uzyskać podstawowe informacje, które pozwolą nam dopasować ofertę;
- przygotować pakiet specjalny – ekspozycja to nie jedyny element, który trzeba wypracować. Warto w odpowiednim momencie wygłosić magiczną formułę: “Z okazji targów, przygotowaliśmy specjalną ofertę…”;
- zamykać rozmowy – każda powinna zakończyć się sukcesem, nawet niewielkim. Wymiana wizytówek i umówienie kolejnego spotkania to już duży plus. Oczywiście dobrze byłoby sfinalizować transakcję już na miejscu, jednak jeżeli ma ona być naprawdę dobra, to może poczekać.
Bilans końcowy
Okres po zakończeniu targów to przede wszystkim podsumowania, dodatkowe spotkania umówione z kontrahentami i analiza działań konkurencji. To również dlatego warto wybierać się na wydarzenie. Dzięki temu mamy możliwość weryfikacji umiejętności personelu, konfrontacji nowego produktu z odbiorcami, poznanie ich oczekiwań i badanie rynku. Po evencie powinien powstać raport uwzględniający:
ilości osób, które odwiedziły stoisko
ilości podpisanych umów
ilości pozyskanych kontaktów
zebranych opinii od odwiedzających stoisko
liczby wydanych materiałów promocyjnych
